نظم المعلومات

نظام المعلومات هو نظام يتكون من أشخاص وسجلات البيانات وعمليات يدوية وغير يدوية ويقوم هذا النظام بمعالجة البيانات والمعلومات في أي منظومة. أو هو مجموعة من العناصر المتداخلة التي تعمل مع بعضها البعض لجمع ومعالجة وتخزين وتوزيع المعلومات المتوفرة عن موضوع ما بشكل منهجي لدعم اتخاذ القرار ولدعم التنظيم والتحكم والتحليل في المنظمة وبناء تصور حالي ومستقبلي واضح عن موضوع البحث.
وعادة ما يستخدم هذا المصطلح خطأ باعتباره مرادفا لنظم المعلومات المحوسبة، والتي هي ليست سوى تقنية معلوماتية وعبارة عن أحد عناصر نظام المعلومات. وتعتبر نظم المعلومات المحوسبة جزء من دراسة تقنية المعلومات. وبالرغم من هذا فإنه يجب التمييز بينهم وبين نظم المعلومات التي تشملهم.

مكونات النظام ومراحله.
توجد العديد من نظم المعلومات المختلفة منها على سبيل المثال:
نظم إدارة قواعد البيانات.
نظم المعلومات الإدارية.
نظم دعم اتخاذ القرار.
نظم السؤال إجابة (نظم الحقائقية).
نظم المعلومات الجغرافية.
نظم استرجاع المعلومات أو نظام المعلومات الببليوغرافي.
نظم البحث والمقاربة.
نشأ علم نظم المعلومات كأحد أفرع علم الحاسوب, كمحاولة لفهم ولفلسفة إدارة التقنية داخل المنظمات. ثم تبلور ليصبح مجال رئيسي في الإدارة, حيث تزايدت التأكيدات بأنه مجال هام للبحوث في الدراسات الإداريه, وهو يدرس في جميع الجامعات الكبرى والمدارس التجارية في العالم.
و لقد باتت المعلومات وتقنية المعلومات في يومنا هذا أحد الموارد الخمسة المتاحة للمدراء لتشكيل المؤسسة إلى جانب الموارد البشرية والموارد المالية والمواد الخام والآلات. وهنالك كثير من الشركات التي استحدثت منصب رئيس قسم المعلومات (CIO) والذي يوازي عدة مناصب أخرى مثل الرئيس التنفيذي (CEO) ورئيس قسم المالية (CFO) ورئيس قسم العمليات (COO) ورئيس قسم التقنية (CTO).
يتحكم قسم نظم المعلومات جزئيا بتقنية المعلومات; والتي يتم تطويرها واستخدامها وتطبيقاتها وتأثيراتها على الاعمال التجارية أو الشركات.
و قد قسّم Langefors نظم المعلومات المحوسبة كالتالي:
تطبيق تقني لتسجيل ولتخزين ونشر التعبيرات اللغويه.
وكذلك لاستخلاص النتائج من هذه التعبيرات.
مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات الإدارية
اقتصر دور المستفيد قبل ثمانيات القرن الماضي في عملية تطوير نظم المعلومات على اعداد وتهيئة متطلبات تلك النظم واحتياجاتها إذ استثني المستفيدين آنذاك من جهود التطوير والتي كانت تنفذ بواسطة محترفي نظم المعلومات ومتخصصيها.
ومع بدايات الثمانيات وظهور ما يعرف بالنمذجة الأولية شهدت تلك المرحلة مشاركة أكثر من المستفيد وذلك من خلال الادلاء بآرائهم حول المدخلات والاحتياجات خلال مراحل مشروع التطوير بالكامل الا انهم بقوا بعيدين عن قيادة مشاريع تطوير نظم المعلومات الإدارية.
وفي بداية التسعينات بدأت ظاهرة جديدة بالظهور والتجذر إذ تولى المستفيد دورا أكبر في قيادة مشاريع تطوير نظم المعلومات الإدارية نتيجة لزيارة التوجه الاستراتيجي لنظم المعلومات الإدارية.
مفهوم مشاركة المستفيد
في نظم المعلومات الإدارية فان مشاركة المستفيد في نظم المعلومات وتطويرها تعد أيضا موقف محفز مستند إلى الحاجة لذلك يوجد لها مضامين لخلق النجاح والانتشار لنظم المعلومات في المنظمات إذ يتفق العديد من الكتاب على ان مشاركة المستفيد شرط ضروري وعامل تكاملي لنجاح جهود تطوير نظم المعلومات الإدارية وهذا الاتفاق يستند إلى مسالة جوهرية وأساسية اظهرتها الدراسات والابحاث التي تناولت مشاركة المستفيد في ابداعات وتطوراتنظم المعلومات الإدارية التي تتمثل بوضوح وسيادة مبدا وفكرة العقلانية.
ركائز مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات :
1. ان المستفيدين لهم الحق بالتاثير في النظم التي سيستخدمها. 2. يعد المستفيد في العديد من المواقف المورد الرئيس للبيانات فهو يعرف المشاكل ويمنح المسؤوليات لحلها. 3. المشاركة لها غاية تكمن عادة في أن المستفيدين هم الأكثر معرفة أو الأكثر قدرة على المعرفة فيما يتعلق بمتطلبات وظائفهم الحالية.
بالرغم من الجهود الكبيرة المبذولة في دراسة مشاركة المستفيد وبحثها في حقل نظم المعلومات الا انه شابها الكثير من الغموض والتعارض من المفهوم والطبيعة والنشأ إذ ظهرت وجهات نظر مختلفة واستخدمت مصطلحات عديدة للإشارة إلى هذا المفهوم التقت أحيانا واختلفت أحيانا كثيرة ويمكن تلخيص وجهات النظر التالية بالاتي :
1- وجهة النظر الأولى تبنت مفهوم المشاركة السلوكية واستخدم مصطلح (User Participation) للإشارة لها وتعني مجموعة النشاطات التي ينفذها المستفيد في تطوير نظام المعلومات الإدارية.
2- وجهة النظر الثانية وهي المشاركة النفسية في منتج نظم المعلومات المتحصل من عملية التطوير وقد استخدم مصطلح (User Involvement) للتعبير عن هذه المشاركة.
3- وجهة النظر الثالثة وهي تجمع ما بين المشاركة السلوكية والنفسية للمستفيد في عملية المشاركة في تطوير نظم المعلومات ويشار الا هذه المشاركة بمصطلح (User Engagement)
اهمية مشاركة المستفيد في تطوير نظم المعلومات :
1. ينبغي ان يعطى الافراد المستفيدون ادوات أفضل بدلا من جعل عملهم أو مهارتهم روتينية مؤتمتة. 2. المستفيدون مؤهلون بشكل أفضل لتحديد كيفية تطوير عملهم واحياجتهم. 3. مشاعر المستفيدين وتوقعاتهم حول تقانة المعلومات مهمة شانها شان مواصفتهم التقنية. 4. تقانة المعلومات يكمن أن تكون موضحة بصورة ملائمة داخل محتوى مكان العمل فقط. 5. قد يظهر المستفيدون أكثر التزاما وثقة بالنظام النهائي إذا كان لهم دور في عملية التطوير.
مستويات المشاركة :
1.مشاركة استشارية : إذ تبقى عملية اتخاذ القرار في ايدي محللي النظم ومصمميها إلا أن هناك اتفاقا كبيرا على مثل هذه القرارت من المستفيدين الذين تمت استشارتهم في مختلف المستويات.
2.مشاركة تمثيلية : تشكل مجموعة تصميم مكونة من مثليين عن جميع مستويات الافراد (المستفيدين) ومحليلي النظم بحيث يمتلك كل منهم راي ومشاركة متساوية في اتخاذ القرار ويتم اختيار ممثلي القسم المستفيد عن طريق الإدارة.
4. مشاركة جماعية (اتفاقية) : هي أعلى مستويات المشاركة بحيث يقود المستفيد ويوجه عملية تطوير النظام وبذلك يكون أعلى من المحللين والمصممين في عملية التطوير والتصميم وبهذا المستوى يتم تشكيل مجموعة تصميم بطريقة مشابهة للمستوى السابق إلا أن الممثلين يتم انتخابهم من الافراد العاملين ويتولون مسؤولية الدفاع عن قرارات المجموعة وتوصيل القرارت المتخذة للعاملين.
أنواع المشاركة :
1.عدم المشاركة : وهنا قد لا يهتم المستفيد بالمشاركة لعدم امتلاكه الرغبة في ذلك أو عدم قدرته على المشاركة أو في حال فرض الإدارة النظام عليه وعدم دعوته للمشاركة.
2.مشاركة من خلال النصيحة : وهنا يتم الحصول على نصيحة المستفيد ورأيه من خلال المقابلات أو الاستبانات وغيرها.
3. مشاركة رمزية : في هذه المشاركة يتم طلب مدخلات المستفيد الا انها تهمل. 4. المشاركة من خلال المصادقة : في هذه المشاركة يصادق المستفيد على النتائج المقدمة من فريق التصميم والخاصة بالنظام ككل أو في كل مرحلة من مراحل عملية التصميم.
5. المشاركة من خلال الأداء : يسهم المستفيد في نشاطات التصميم إذ يكون المستفيد عضوا في فريق التصميم أو موظف ارتباط بين فريق التصميم والقسم المعني.
6.المشاركة من خلال رقابة القوية : هنا يشترك المستفيد في فريق مشروع نظم المعلومات الإدارية وادارته وملكيته إذ يسهم في مراحل المشروع بالكامل.